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因公出國流程

來源:科技管理處      作者:袁媛      訪問統計:       添加日期:2019-11-08

1.批件申請→→2.出境證明及護照申請→→3.簽證申請→→4.出訪歸檔

出訪團組需在出訪前3個月上報,以確保成功出訪

  一、批件申請

  (一)出國請示:

      (1)出國申請中的出國計劃及計劃編號由外事專辦員根據之前上報的出國計劃提供;

      (2)申請人提出申請后,需經申請人→課題組長→外事專辦員→科技處處長→分管所領導→所長審批簽字;

      (3)全部審批結束后,PDF掃描件發外事專辦員。

  (二)邀請函:

      (1)科研人員出國參加國際會議需要有具體任務,如主持、報告(注明報告題目等信息)、墻報等,或者所里出具參加會議的必要性文件;

      (2)邀請函PDF版交外事專辦員。

  (三)經費預算表:

      (1)根據《中國農業科學院棉花研究所因公臨時出國(境)經費實施細則》中相關規定填寫各國家和地區住宿費、伙食費、公雜費開支標準表;

      (2)《經費預算表》中“經費來源”應注明是本單位支付或外單位支付,經費預算表中涉及到的住宿費、伙食費、交通費等費用應與邀請函中的費用支出項保持一致;

      (3)《經費預算表》打印2份,一份由外事專辦員審核簽字,另一份由財務處長簽字并蓋財務章,所長簽字(或簽字章)并蓋所章;

      (4)全部審批結束后,PDF掃描件發外事專辦員。

  (四)日常安排:

      (1)出訪時間全部以北京時間為準,從國內出發的當天記為出訪第一天,回到國內的當天記為出訪最后一天;

      (2)除在飛機行程中可跨天外,訪問期間每天行程需單獨列出;

      (3)出國人員應當優先選擇由我國航空公司運營的國際航線,由于航班銜接等原因確需選擇外國航空公司航線的,應事先填寫《乘坐非國內航空公司航班和改變中轉地審批表》,由科技管理處和計劃財務處批準。

  (五)個人簡歷

  (六)出國人員名單

  (七)公示結果:

      (1)以上材料全部上交后,在所網站公示5個工作日后,公示結果蓋所章;

      (2)公示結果PDF掃描件發外事專辦員。

  (八) 以上7份材料全部齊全后,打包發給外事專辦員,專辦員將上傳中國農業科學院國際合作局OA系統申請批件;

  (九)申請批件后,出訪團組派代表到科技處領取《因公出國(境)人員行前教育記錄表》,團長組織全部團員學習、簽字后將紙質版交外事專辦員;

  二、出境證明及申請護照

  (一)出國人員備案表:

      無論是否需要申請護照均需填寫提交《出國人員備案表》紙質版,以供辦理出境證明。本表一式四份,一份由科技處處長審核簽字,另外三份蓋所長簽字章及所章后交外事專辦員;

  (二)沒有護照或護照過期的團員需填寫《因公護照申請表》:

      (1)護照照片要求三個月內近照、白色背景,將符合要求的電子版照片在網站上合成因公出國護照照片(網址:http://www.mrtdephoto.net/sysuser/index_toQianzhengmain.action;jsessionid=D39C8F44224E78BB569F8F70E6CE4AC9),將數字照片編號填入《因公護照申請表》;

      (2)外事專辦員將“批件號”發給出國團組填寫《因公護照申請表》(人員信息中僅填寫沒有護照的團員信息),空白信息欄不用刪除,經辦人及日期由外事專辦員填寫;

      (3)外事專辦員將《出國人員備案表》及《因公護照申請表》交至院國合局簽證辦后,需辦理護照的團員根據簽證辦通知的時間,帶身份證、戶口本原件到簽證辦現場采集指紋和簽名(一次采集,終身有效)。

  三、簽證申請

  以下為簽證申請的一般通用材料,但因各個國家簽證要求不同,具體以外事專辦員發給各個團組的要求和材料為準。

  (一)農科院投保信息表:

      信息填寫完整后,紙質版交給外事專辦員,經辦人及聯系電話由專辦員填寫。

  (二)單位派遣函:

      出訪團組每人打印一份,注意單詞間有空格,蓋所長簽字章、所章后紙質版交外事專辦員。

  (三)公函稿紙(前往多個申根國)

      (1)出訪一個國家:填寫《公函稿紙(一國)》,內容只需填寫團長的個人信息,日期寫填表當天并與其他簽證材料日期保持一致,彩印2份,紙質版交外事專辦員。

      (2)出訪多個國家:填寫《公函稿紙(多國)》,內容只需填寫團長的個人信息,日期寫填表當天并與其他簽證材料日期保持一致,彩印2份,紙質版交外事專辦員。

  (四)英文照會:

      信息填寫完整后,注意單詞間空格并去除下劃線,日期寫填表當天并與其他簽證材料日期保持一致,地點均為“Beijing”不可修改,紙質版一份,交外事專辦員。

  (五)因公簽證信息表

      表中空白信息行不要刪除,最后的簽字、電話、日期由外事專辦員統一填寫,紙質版一份交外事專辦員。

  (六)根據出訪國簽證要求,所有材料準備齊全后交至院國合局,國合局簽證辦通過外交部向使館申請簽證;

  (七)成功辦理簽證后,團組于出國前一周內到簽證辦領取護照(重要材料,不可郵寄,可找非外籍人員代領)

  四、出訪歸檔

  (一)出國團組回所后兩周內,按照模板提交《出訪報告》,將電子版以“張三(團長)等2人赴美國執行國際會議出訪報告”命名交給外事專辦員上傳OA系統進行歸檔;

  (二) 出國團組回所后兩周內,到科技處領取并填寫《出國(境)人員歸國回訪記錄表》,紙質版交外事專辦員進行歸檔;

  (三)出國團組回國一周內,將護照歸還至簽證辦(重要材料,不可郵寄,可找非外籍人員代交)。

  注意:逾期不上交出訪材料者,將限制下一年出訪計劃的申報數量。

 

 
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